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IT-Dienstleistungen: Ein Team, das alles „wuppen“ kann

  • 17. August 2020

IT-Dienstleistungen: Ein Team, das alles „wuppen“ kann

In einem Zeitungsverlag liefert eine Redaktion die Texte und Bilder, eine Anzeigenabteilung generiert Werbeumumsätze, eine Druckerei druckt Zeitungen und wir als Lensing Logistik stellen diese dann schließlich tagtäglich unseren Lesern und Leserinnen zu. Eine Abteilung wie die IT ist dabei so etwas wie das zentrale Nervensystem des Unternehmens.

Hier wird dafür gesorgt, dass die Abteilungen miteinander vernetzt sind und Daten und Informationen nicht nur austauschen, sondern auch in der Art und Weise verarbeitet werden, wie sie am Ende gebraucht werden. Zum Beispiel als Laufliste für die Zeitungszustellung, wo allen Zu- und Abgänge in einer Übersicht zu sehen sind. Wir haben uns mit Dustin Gerdes und Kai-Uwe Dzialas unterhalten und wollten von ihnen wissen, wie sie es geschafft haben, dass wir in der herausfordernden Zeit alle weiterhin unsere vornehmste Aufgabe durchführen können: Täglich eine neue Zeitungsausgabe zu machen.

Schön das ihr euch etwas Zeit nehmt für unsere Mitarbeiterzeitschrift „Der Bringer“, die in der neuen Ausgabe Anfang Juli erscheinen soll. Wir befinden uns in einer ganz besonderen Zeit mit großen Einschränkungen, die unser Leben schon sehr massiv beeinträchtigt. Wir haben uns gefragt, ob ihr aus der IT vielleicht tolle Geschichten erzählen könnt, die damit verbunden sind? Doch bevor wir anfangen erst einmal die Frage an Euch: Wie geht es Euch?

Kai: Von mir kann ich sagen: Im Grunde beinahe unverändert. Weil ich die gesamte Zeit durchgängig in der IT vor Ort war. Ich habe den ganzen „Auszug“ quasi mitbegleitet. Das ist auch dem geschuldet, dass meine Frau bei der Stadt arbeitet. Wir fahren morgens zusammen zur Arbeit. Die kennen dort sowas wie Freistellung eigentlich ja auch nicht. Von daher habe ich gesagt, komm wir fahren morgens zur Arbeit, dann bin ich halt im Büro und alles ist gut. Sonst hätte ich morgens hin und her fahren müssen. Also von daher ist das für mich eigentlich relativ unverändert, außer dass es hier in der IT verhältnismäßig leer ist.

Dustin: Mir geht es super. Ich arbeite aber im Gegensatz zu Kai von zuhause aus. Also genau der Gegensatz. Ich war auch in den letzten acht Wochen vielleicht einmal kurz da um kurz was abzuholen, ansonsten jeden Tag zuhause. Klar, man vermisst die Kollegen, den persönlichen Kontakt und die Pausen, die man mit den Kollegen zusammen verbringt. Aber, ansonsten soweit alles gut.   

Super, danke. Uns ist zu Ohren gekommen, dass im Rahmen der Pandemie im Pressehaus von über 300 Bildschirm-Arbeitsplätzen aktuell weniger als 20 am Tag im Pressehaus sind. Das ist beeindruckend. Wie sieht der Arbeitsalltag bei Euch aus?

Dustin: Bei uns sind mehr als die Hälfte im Homeoffice. Die andere Hälfte ist unter den Hygienevorschriften und Abstandsregeln vor Ort. Den normalen IT-Support leisten wir aus dem Home-Office, das heißt, dass alles was nicht zu Bechtle geht trotz Homeoffice bei den Kollegen zuhause landet. Die bearbeiten das dann von dort aus. Was den Austausch angeht, da haben wir bei uns den täglichen Daily, um 10 Uhr. Da treffen wir uns alle einmal zusammen in Teams und sprechen alle Punkte durch. Und das funktioniert auch gut. Zudem gibt es Austauschrunden in den einzelnen Unterfachbereichen.

Im März sind viele Kollegen vom gewohnten Arbeitsumfeld innerhalb kürzester Zeit ins Homeoffice gezogen. Teilweise sind komplette Arbeitsplätze abgebaut und beim Mitarbeiter zuhause wiederaufgebaut worden. Wie habt ihr das in der kurzen Zeit möglich gemacht?

Kai: Da kann ich vielleicht am besten hier aus dem Büro im Pressehaus berichten. Viele Mitarbeiter, die bereits ein Notebook haben, da mussten wir maximal einen VPN-Zugang nachinstallieren und ihnen zeigen, was sie machen müssen. Bei den PC´s war es wirklich so, dass wir in den ersten zwei Wochen die Rechner von den Mitarbeitern abgebaut wurden. Wir haben hier in der IT so eine Station aufgebaut mit zwei Arbeitsplätzen, wo die Rechner angeschlossen wurden. Da haben wir dann die Rechner mit der Software ausgestattet, den Kollegen alles gezeigt und sie dann mit den Rechnern wieder nach Hause geschickt. Und das war die ersten zwei Wochen hier wirklich durchgängig. Also die beiden Plätze, wo wir die Rechner fürs Homeoffice eingerichtet haben waren beinahe durchgängig besetzt. Die Kollegen standen beinahe Schlange. Wir haben versucht das terminlich ein wenig zu koordinieren und organisieren. Das war hier wirklich Powerplay. Wir haben Rechner rund um die Uhr angeschlossen, fertig gemacht und dann mit nach Hause gegeben.

Dustin: Wir hatten uns im Vorfeld intern bereits intensiv mit dem Thema Corona beschäftigt und wir waren eine der ersten Abteilungen, die Leute nach Hause geschickt haben. So konnten wir schon zwei, drei Tage Erfahrungen sammeln bevor es richtig losging. So hatten wir schon ein Teil raus und uns damit beschäftigt von zu Hause aus komplett zu arbeiten. Und vor Ort haben die Kollegen eine riesen Arbeit geleistet und da einen Arbeitsplatz abzukabeln und unterstützt haben die Geräte mit nach zu Hause zu bekommen.

Wirklich beeindruckend. Wenn man uns gesagt hätte, dass die Hälfte der Leute aus dem Pressehaus aktuell nicht mehr vor Ort wären, dann wäre das schon kaum zu glauben gewesen aber dass nur noch ein paar Leute täglich da sind. Das ist schon unglaublich.

Kai: Also teilweise sind in den Bereichen nur noch 1-2 Personen da. Da sind einzelne Leute alleine auf dem Flur.

Was war hierbei die größte Herausforderung?

Dustin: Naja, zum einen die Abrüstungen vor Ort und zum anderen die technische Herausforderung der gleichzeitigen VPN-Einwahlen. Die waren vorher auf 50 parallel limitiert. Das mussten wir technisch so erweitern, dass sich deutlich mehr Personen ins Firmennetz einwählen und unterbrechungsfrei arbeiten konnten. Das haben wir dann in zwei Schritten gemacht. Erst auf 100, dann auf 300 und dann mehr als 500 Lizenzen. Das haben wir über Nacht gemacht.

Gab es etwas, was schwierig umzusetzen war?

Dustin: Bestimmte Sachen, wie Zugriff auf Datenbankprogramme waren nicht so einfach umzusetzen. Da werden ganze Datenpakete ausgetauscht, die an Laufzeiten gebunden sind. Wenn dann ein Paket nicht in der Zeit ausgetauscht wird, wie das die Datenbank erfordert, dann kommt es zu Abbrüchen. Da haben wir das dann so gemacht, dass sich die Anwender von ihrem Rechner zuhause auf einem Rechner angemeldet haben, der im Unternehmen steht.

Kai: Im APS (Anm. der Redaktion: Anzeigenproduktionsservice) haben wir das zum Beispiel flächendeckend umgesetzt, weil dort sonst mit den Grafikprogrammen und Datenmengen aus dem Homeoffice heraus nur sehr träge gearbeitet hätte werden können.

Dustin: Und wo wir natürlich keinen Einfluss hatten, ist die Qualität des Internetnetzwerks zuhause bei den Anwendern. Da hatten wir einige Fälle, wo das Internet plötzlich sehr langsam geworden ist. Wenn da aber der Mann anfängt sich eine Serie über Internet anzuschauen, der Sohn Playstation spielt und gleichzeitigt die Frau, die bei Lensing Media beschäftigt ist, arbeiten muss, dann haben wir da kaum eine Chance was zu machen. Am Anfang hatten wir sogar den Fall, dass im Münsterland, ich glaube in Stadtlohn, die Netzwerke überlastet waren und ab gewissen Uhrzeiten da nicht mehr viel ging. Da haben wir dann auch wenig Einfluss drauf, da konnten wir dann nicht viel machen.

Bei allen Möglichkeiten, die ihr schaffen musstet, damit die Mitarbeiter von Lensing Media von zu Hause aus arbeiten konnten, brauchtet ihr doch bestimmt auch noch eine Menge zusätzliche Geräte, wie z.B. Notebooks. Hattet ihr Schwierigkeiten die zu beschaffen?

Kai: (lacht) Oh ja, sehr sogar.

Dustin: (lacht auch) Also Notebooks und Headsets waren zu diesem Zeitpunkt die FFP3-Masken der IT-Welt. Wir hatten zwar im Februar eine Vorratsbestellung ausgelöst, die aber aufgrund von Lieferverzögerungen erst im April geliefert worden ist. Und während des Lockdowns haben wir dann noch einmal Notebooks nachbestellt, aber die waren dann schon mit sehr langen Lieferzeiten verbunden. Headsets waren zwischenzeitlich gar nicht mehr zu bekommen.

Jetzt folgende Vorstellung. Ihr sitzt mit euren Kindern, Enkeln oder Neffen am Lagerfeuer. Welche Geschichte werdet ihr im Zusammenhang mit dieser verrückten Zeit wird in Erinnerung bleiben?

Kai: Da muss Dustin was zu sagen, der kann das als einziger von uns beantworten.

Okay, wir erweitern den Kreis. Es können natürlich auch Neffen und Nichten sein. Oder der Freundeskreis im gesunden, hohen Alter.

Kai: (denkt nach) Eine spezielle Geschichte? Also jetzt keine Große, oder Dustin?

Dustin: Also ich hab nachts das VPN umgebaut, das kann ich wohl sagen. Das war nachts aufstehen, umbauen und wach bleiben, bis die Kollegen das am Morgen übernehmen konnten. Das hatte beim ersten Mal nicht so geklappt. Aber so wirklich spektakulär war das jetzt auch nicht. Weiß also nicht, ob ich das meinen Enkeln erzählen würde.

Kai: Ich glaube, da waren die letzten Ausfälle, die wir hatten, wie zum Beispiel der Trojaner-Befall oder der Bombenfund auf dem Thier-Gelände, deutlich spektakulärer. Es war sehr viel normale Tätigkeit. Viel Arbeit, herausfordernd, aber nicht wirklich spektakuläre Arbeit.

Gut, vielleicht auch eine gute Zusammenfassung der Situation, dass trotz der Gesamtumstände alles in geordneter Bahn über die Bühne gebracht werden konnte. Ohne großes Spektakel. Gehen wir in die Zeit nach der Pandemie. Was glaubt ihr wird bleiben? Wie wird sich unser Arbeitsalltag in den Büros verändern?

Dustin: Homeoffice, als Stichwort kann ich da sagen. Aber auch aus anderen Gründen. Wir hatten zum Beispiel Herrn Stöber mit in einem unserer Daily-Calls, der ja über ein Team in Berlin verfügt und mitteilte, dass man dort auch aufgrund der Mietpreise jetzt überlegt ganz im Homeoffice bleiben zu wollen. Und auch für uns in der IT kann ich mir in Zukunft vorstellen, dass der ein oder andere jetzt nicht dauerhaft, aber mal den einen oder anderen Tag von zu Hause aus arbeiten möchte und das dann nach den Erfahrungen in dieser Zeit jetzt auch akzeptiert wird. Nach dem Motto, warum auch nicht? Ist ja machbar.

Kai: Und das zweite große Thema wird die digitale Kommunikation sein, also die Arbeit z. B. über Microsoft Teams. Das wird einfach viel mehr genutzt, da gehen die Anwendungszahlen wirklich raketenartig in die Höhe.

Dustin: Keine langen Emails mehr mit den Standardfloskeln, sondern auf den Punkt genau gezieltes Nachfragen und Antworten.

Und was sollte nicht bleiben? Gibt es da was?

Kai: Abstand halten.

Dustin: Oder Maske tragen, das stelle ich mir im Büro echt blöd vor.

Stichwort „persönliche Entwicklung“. Was habt ihr im Zusammenhang mit der Situation gelernt?

Kai: Gelernt vielleicht nicht, aber nochmal bestätigt. Und zwar, dass das Team hier, in dem wir arbeiten, wirklich fast alles wuppen kann. Also das kann ich sagen, dass die Teamleistung hier in der IT in dieser Zeit überragend war. Wenn man in diesem Zuge dazu auch noch betrachtet, dass neue Kollegen gekommen sind und teilweise nur ein paar Tage vor Ort waren und dann ins Homeoffice gezogen sind und trotzdem in der Lage waren vollen IT-Support zu leisten, da haben wir dann auch richtige Glücksgriffe gehabt.

Vielen Dank für das Gespräch.

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